Winnen én beginnen, de kracht van keuzemanagement

Wie heeft dit in vredesnaam opgeschreven? Waarom hebben ‘ze’ dit beloofd? Begrijpen ‘ze’ wel wat dit betekent? Het zijn vragen die bij een overdracht van winnende inschrijving naar het uitvoeringsteam regelmatig voorbij komen, al dan niet in afgezwakte vorm. Logisch want bij een overdracht neemt de uitvoering de verantwoordelijkheid over. Zij moeten de plannen nader uitwerken tot een uitvoeringsplan met acceptabel kleine risico’s en zien dan ook direct de mitsen en maren achter de gemaakte keuzes. Wanneer het uitvoeringsteam de gemaakte keuzes niet begrijpt, kan zij niet anders dan deze keuzes in twijfel trekken en de hierboven genoemde vragen stellen.

Maar hoe begrijpelijk deze vragen ook zijn, zo belangrijk is het ook om ze te voorkomen. Tenminste, wel als we de efficiëntie in het proces willen behouden. Met dergelijke vragen verschuift de focus namelijk van het optimaliseren van de bestaande plannen naar het verzinnen van alternatieve oplossingsrichtingen. Dan doe je het werk uit de tenderfase dus weer dunnetjes over. In deze blog neem ik je daarom mee in hoe wij er bij Avante voor zorgen dat het uitvoeringsteam met vertrouwen verder kan bouwen op het werk uit de tenderfase.

Waarom vertrouwen we niet zomaar op de plannen?

Een tekort aan begrip en vertrouwen bij het uitvoeringsteam komt voort uit het beperkte doel dat centraal staat in de tenderfase: winnen. Om te winnen stelt het tenderteam een plan op waarin vooral het effect van de gemaakte keuzes voor de opdrachtgever beschreven staat. Dit is uiteraard zeer effectief om de opdrachtgever te overtuigen en het project gegund te krijgen. Echter als overdrachtsdocument naar het uitvoeringsteam is het volstrekt onvoldoende. Zij kennen de behoefte van de opdrachtgever vaak niet of nauwelijks en zien na het lezen van het plan daarom niet hoe scherp de keuzes raken aan deze behoefte van de klant. Nee, zij zien vooral de praktische implicaties die de maatregelen met zich meebrengen.

Om te voorkomen dat de keuzes uit de tenderfase opnieuw worden afgewogen, is het daarom van belang om het uitvoeringsteam in staat te stellen hun praktische bezwaren ondergeschikt te stellen aan het nut van het maatregelenpakket voor de opdrachtgever. En zoals Simon Sinek ons leert in zijn boek ´Begin met het waarom´, lukt dit alleen als we doordrongen zijn van het waarom achter de maatregelen. Het uitvoeringsteam moet dus zorgvuldig worden meegenomen in de totstandkoming van het opgestelde plan zodat zij niet alleen weet wat er staat, maar ook waarom het er staat.

Keuzemanagement, de kracht van goed beginnen

Om de waarom achter het plan op een efficiënte manier over te dragen aan het uitvoeringsteam moet het doel van het tenderteam worden verlegd. Deze moet niet alleen willen winnen, maar vooral ook goed willen beginnen. Keuzemanagement, het traceerbaar maken van de overwegingen die ten grondslag liggen aan het geschreven plan, zorgt hiervoor. Door keuzes systematisch vast te leggen en over te dragen kan de waarom onderliggend aan het winnende plan efficiënt worden gedeeld met de uitvoering. Hierin moeten ten minste drie aspecten aan bod komen:

• Welke keuzemogelijkheden tegen elkaar zijn afgewogen, welke informatie hieraan ten grondslag lag en welke kennisdragers betrokken waren bij het besluit;
• Hoe elke maatregel bijdraagt aan de succesfactoren van het project. Het uitvoeringsteam moet zien dat iedere maatregel te herleiden is naar het hogere doel, naar het waarom van de opdrachtgever.
• Waar er voor het uitvoeringsteam speelruimte zit in de geformuleerde maatregelen en waar juist niet.

Hierbij is het belangrijk dat de focus wordt gelegd op de onderdelen van het plan met de meeste uitvoeringsimplicaties en/of met de grootste mate van onzekerheid. Hier schuilt immers het grootste gevaar voor onbegrip en heroverweging.

Systematisch werken vanuit de klantvraag, meer hoef je niet te doen

De focus verleggen van winnen naar beginnen hoeft geen grote investering te vereisen. Wanneer je systematisch vanuit de klantvraag toewerkt naar een onderbouwd plan, is keuzemanagement niet veel meer dan het slim vastleggen en delen van de gezette stappen. Niet met nog meer papierwerk, maar met snelle gebruiksvriendelijke tools. Ons eigen tenderproces is hier het bewijs van. Toen wij ons eigen keuzemanagement gingen inrichten kwamen we tot de conclusie dat alle relevante informatie al in de verschillende stappen verscholen zat. Een systematisch proces hanteren, waarin alle keuzes terug te herleiden zijn naar de succesfactoren van het project, is daarom de enige investering die je als klant hoeft te doen.

Tender als fundament voor de uitvoering

Goed keuzemanagement vraagt dus om een hoger doel. Naast winnen, moet het tenderteam bovenal goed willen beginnen. Keuzemanagement moet het team dat aansluit na gunning inzicht geven in de totstandkoming van en het waarom achter gemaakte keuzes. Zo legt het tenderteam een fundament waar de uitvoering met overtuiging mee verder kan.